Jeder möglichen Aufnahme geht ein Erstgespräch im Howard-Philipps-Haus voraus. Bei Inhaftierten können die Gespräche im Einzelfall werden auch via Skype aus der Justizvollzugsanstalt geführt werden. Das Mitarbeiterteam entscheidet in einer Fallbesprechung über eine Aufnahmeanfrage. Die Beantragung der Kostenübernahme beim zuständigen Sozialhilfeträger erfolgt gemeinsam mit dem Klienten durch die Einrichtung.

Das Howard-Philipps-Haus ist als stationäre Einrichtung nach §§ 67 ff. SGB XII vom Landeswohlfahrtsverband Hessen anerkannt und wird durch vereinbarte Entgeltsätze finanziert. Der Klient beteiligt sich bei vorhandenem Einkommen an den Unterbringungskosten, diese werden vom LWV Hessen festgelegt werden.